La mode est aux logiciels collaboratifs et l’expertise comptable n’y déroge pas. La transformation digitale des entreprises ainsi que des cabinets contribue à rechercher ce type de solution partagée et en ligne. Mais, le désir d’outils fait souvent la place à de la déception, tant ils s’avèrent peu adaptés pour couvrir efficacement tout le spectre du pilotage. Pourtant, le métier d’expert-comptable mérite un équipement cohérent, complet et professionnel, comme dans toute entreprise de services. Chez Sofyx, comme il n’existait pas, nous l’avons créé.

Quelle est la promesse théorique des logiciels collaboratifs pour l’expertise comptable ?

Avant de franchir le pas, l’expert-comptable se projette dans l’utilisation d’outils partagés en interne comme avec ses clients. Il imagine une organisation fluide, hyper-connectée et une logique de données unifiées et centralisées. À ce moment, la promesse des logiciels collaboratifs lui semble alléchante pour soulager ses équipes ainsi que son propre pilotage.

Les besoins de collaboration des experts-comptables et collaborateurs avec leurs clients

La quête des outils collaboratifs pour un cabinet d’expertise comptable vise désormais aussi des fonctionnalités de partage de l’information avec les entreprises. Le temps où le collaborateur appelait plusieurs fois son client au téléphone pour la même pièce manquante est révolu. Quant au dirigeant de l’entreprise, il cherche à échanger avec son expert-comptable sans devoir prendre un rendez-vous en physique dans plusieurs semaines.

Les besoins d’applications collaboratives internes au cabinet d’expertise comptable

Les méthodes de travail ont fortement évolué au sein des cabinets, notamment du fait de la dématérialisation des flux. Travailler à distance et de partout devient aisé. La majorité des tâches, en particulier pour la production comptable, s’effectue avec de l’automatisation et des justificatifs numériques.

Le besoin accru de structuration des dossiers, de traçabilité et d’échanges collaboratifs constitue le pendant de cette évolution technologique. Un point en suspens récalcitrant pour clôturer un bilan ou finaliser une situation ? Le chef de mission souhaite le consulter en quelques clics, tout comme l’associé. Une réponse technique apportée par l’expert-comptable sur un choix fiscal complexe ? Le collaborateur cherche à en prendre connaissance, sans attendre le passage au bureau de l’expert. Voilà autant de promesses véhiculées par les logiciels collaboratifs.

Les besoins de pilotage du cabinet en tant qu’entreprise, sans ressaisie de données

Certains outils collaboratifs vous vendent également le Saint Graal pour la gestion interne de votre cabinet. Ils devraient répondre en quelques clics à tous vos besoins de centralisation des informations afin de gérer les lettres de mission, suivre les rentabilités par dossier, émettre les factures, surveiller le respect des échéances, etc. Dans les faits, le même outil réalise rarement, voire jamais, toutes ces tâches à un seul endroit.

Le quotidien des experts-comptables : une kyrielle de logiciels en silo et qui échangent mal

Ces promesses de collaboration agile et fluide sont malheureusement souvent déçues dans les faits. La plupart des cabinets avec qui nous échangeons chez Sofyx évoquent des expériences débutées, parfois avortées et stoppées du fait d’un réel manque d’efficacité. Nombreux sont ceux qui finalement comparent leurs essais avec de multiples outils à du bricolage peu productif.

Les outils collaboratifs classiques pour échanger et communiquer

La simple boîte mail se complète désormais de solutions collaboratives tant en interne du cabinet qu’avec les clients. Elles servent pour des messages écrits ainsi que des connexions vidéo ou audio rapides. Citons des outils qui connaissent une forte vulgarisation dans le monde professionnel, comme WhatsApp, Teams de Microsoft, Slack, Google Chat ou Google Meet, sans oublier Zoom,

Mais, chacun de ces outils s’ajoute au système existant, sans réellement s’y connecter. Ce sont autant de nouvelles sources de données non centralisées à parcourir pour rechercher parfois une information importante.

Les logiciels collaboratifs pour la collecte des factures et des justificatifs comptables

Ici, vous retrouvez les outils de pré-comptabilité classiques devenus incontournables du fait de la dématérialisation, avant la réforme de la facturation électronique. Leur usage perdurera d’ailleurs pendant la période transitoire de 2026-2027, ainsi qu’après pour les entreprises qui réalisent des transactions à l’international. Le système se partage avec les clients qui peuvent prendre leurs justificatifs de notes de frais en photo, par exemple, afin de vous les déposer en quelques clics.

Les outils pour la préparation des variables de paie

Votre pôle social passe souvent beaucoup de temps dans la collecte des données indispensables à l’établissement des bulletins de salaire. La préparation soignée de ces variables de paie représente un réel enjeu pour éviter de perdre du temps à corriger les erreurs éventuelles. Au mieux, vous avez équipé votre cabinet d’un module complémentaire du type plateforme partagée, pour faciliter la collaboration avec les clients sur ce point. Au pire, vous utilisez le tableur Excel ou un système similaire et devez gérer la ressaisie des informations dans le logiciel de paie.

Les logiciels du type coffre-fort numérique pour les bulletins de paie, mais pas seulement

La dématérialisation de la paie conduit également à équiper vos clients d’un outil de sauvegarde sécurisé des données sociales, à commencer par les bulletins de salaire et les contrats de travail.

Un tel système d’archivage électronique (SAE) peut utilement servir à conserver de manière sécurisée tous les documents légaux de vos clients, et selon le principe de la valeur probante. Il sert aussi à retrouver aisément toute information stockée à un endroit unique, grâce à la puissance de l'indexation, tant pour vos collaborateurs que pour vos clients.

Les plateformes agréées pour la facturation électronique

C’est la nouveauté qui arrive dans la stack technique (ou pile technologique) de votre cabinet.

Si vous n’êtes pas parvenu à orienter vos clients en grande majorité vers la plateforme agréée de votre choix, préparez-vous à une organisation compliquée. Vos collaborateurs devront jongler entre de multiples outils pour récupérer les flux de factures électroniques et les connecter à votre logiciel de production comptable.

N’oublions pas la continuation des flux classiques de documents qui se situent hors champ de la réforme. En quelque sorte, cette évolution réglementaire risque dans un premier temps de complexifier la collaboration entre les entreprises et votre cabinet.

La gestion des temps des collaborateurs et la facturation client

L’équipement en outils de votre cabinet comprend également un logiciel de gestion interne. La tendance serait à la facturation des missions selon le principe de la valeur perçue. Mais, dans les faits, le pilotage des heures reste incontournable, au moins pour déterminer les marges.

Idéalement, votre cabinet dispose d’un logiciel pour la saisie des heures et la facturation client. Mais, pour disposer des marges par dossier, vous devez souvent exporter les informations sur tableur, pour les analyser après de multiples retraitements. Vous vous adaptez comme vous pouvez à votre outil peu collaboratif, faute de fonctionnalités pour du contrôle de gestion digne de ce nom.

Les outils de business intelligence ou… le tableur Excel ?

Enfin, post-production comptable, votre cabinet se préoccupe de plus en plus de la préparation de tableaux de bord périodiques et de leur mise à disposition des clients.

Si vous avez investi dans un équipement spécialisé, vous avez ajouté un logiciel de business intelligence (BI). Vous avez peut-être choisi Power BI de Microsoft, ce qui exige du temps et de l’énergie pour partir d’une feuille blanche et sécuriser le partage avec les clients.

Dans de nombreux cas, c’est la bureautique qui tient encore la corde, avec Excel et PowerPoint, malgré un manque évident de fiabilité, d’efficacité et de mode collaboratif.

Pourquoi la collaboration dans le cabinet mérite mieux que ces logiciels pour experts-comptables ?

L’équipement type décrit précédemment montre un réel empilement de modules, outils ou logiciels, plus ou moins collaboratifs. Ils vous laissent souvent sur votre faim au moment de piloter votre cabinet comme tout entrepreneur souhaite y parvenir. Le cordonnier serait-il le plus mal chaussé une fois de plus ?

Des logiciels classiques pour une collaboration morcelée avec des accès multiples à gérer et à maintenir

Tous ces outils cités précédemment se concentrent sur des fonctionnalités précises et une collaboration spécifique, qu’elle implique les équipes du cabinet ou les clients. Ce sont autant de systèmes pour lesquels vous devez disposer d’une ressource responsable de la gestion :

  • des accès et des droits utilisateurs ;
  • d’espaces clients ségrégés ;
  • de sauvegardes sur un cloud sécurisé ;
  • de la maintenance et des relations avec le support ;
  • des mises à jour et évolutions de version, etc.

Sachant que plus de 60 % des cabinets d’expertise comptable comportent moins de dix salariés, la plupart des structures connaissent cette difficulté de gérer correctement leur stack technique. À l’heure du développement du numérique et du collaboratif avec et chez les clients, cette préoccupation devient majeure.

Des données peu centralisées et souvent en silo, ce qui conduit à de la ressaisie

Le tableau décrit dans la partie précédente correspond à ce que vivent la plupart des cabinets d’expertise comptable : la superposition de multiples logiciels spécialisés. Ils se côtoient et se parlent difficilement. Ils exigent de se connecter de nombreuses fois pour différentes actions ou consultations. C’est typiquement le fonctionnement en silo auquel conduit la bureautique, ainsi que tous les outils qui ne communiquent pas nativement entre eux.

Chaque collaborateur travaille sur son module, dans son coin, sans partager son information, sauf à la ressaisir ou à organiser un import de données non natif. Ce type de processus comporte en outre des risques pour la fiabilité des travaux.

Une productivité souvent malmenée alors qu’elle devient clé pour la performance de la profession

Un tel fonctionnement avec des outils multiples et morcelés entraîne aussi une déperdition d‘énergie. Or, le temps, c’est de l’argent. Vous vous épuisez à faire échanger correctement des informations entre les différents modules ou à les ressaisir manuellement. Vous multipliez les vérifications sur Excel, afin de compenser le risque d’erreurs que comporte une solution bureautique. Toutes ces actions, bien que sécurisantes, entachent sérieusement la productivité des équipes.

Un manque de vision centralisée qu’apporterait un cockpit de pilotage aux dirigeants du cabinet

Le pire avec une telle organisation constituée de multiples logiciels, c’est probablement la position inconfortable de l’expert-comptable associé ou dirigeant du cabinet. Comment obtenir ainsi une vision instantanée de l’activité de son entreprise de services ? C’est impossible. Cet empilement de modules qui cohabitent, mais n’échangent pas nativement entre eux, l’empêche de lire en quelques clics un tableau de bord centralisé. Pourtant, quel pilote peut mener à bien son avion à bon port sans un cockpit de pilotage digne de ce nom ?

Comment Sofyx refond la collaboration avec une seule plateforme connectée à votre stack existante ?

Forts de ce constat, chez Sofyx, nous avons choisi de construire l’outil de pilotage transversal et centralisé qui manquait au marché de l’expertise comptable.

Qui sommes-nous chez Sofyx ?

Créé par et pour les experts-comptables, Sofyx est un SaaS qui se consacre au pilotage des cabinets. Yamine Acherchour, son fondateur et expert-comptable inscrit à l’Ordre, le résume ainsi :

« Je ne fais pas de la tech pour faire de la tech. Je fais un outil que j’aurais voulu avoir quand j'étais en cabinet. Je le crée avec et pour mes confrères. C’est ce qui rend Sofyx si différent ».

Avant de concevoir ce système de pilotage de la performance en cabinet, le fondateur de Sofyx a essayé l'ensemble des solutions du marché. Mais, aucune ne couvre la totalité du spectre nécessaire, sauf à remplacer le logiciel de production comptable. Sofyx est né en 2024 de ce constat et intègre nativement les nouvelles technologies, comme l’intelligence artificielle.

Pourquoi notre outil de pilotage change vraiment la donne en cabinet d’expertise comptable ?

Sofyx vient compléter votre équipement et s’adapte aux outils existants. Il échange avec les logiciels en place, grâce à de multiples intégrations à votre stack technique.

Avec l’aide d’API officielles et partenaires, Sofyx parle :

  • aux logiciels de production de la comptabilité (ACD, MyUnisoft, Pennylane et Full actuellement) ;
  • aux outils de communication et de téléphonie ;
  • aux logiciels de signature électronique ;
  • aux systèmes de stockage cloud ou de GED (gestion électronique de documents) ;
  • aux référentiels publics avec l’INPI et impots.gouv.fr.

Nous garantissons en outre un hébergement des données en France chez Scaleway avec un environnement strictement ségrégé par cabinet.

Des exemples de collaborations internes comme externes qui fonctionnent simplement

Avec Sofyx, l’expert-comptable accroît sa visibilité instantanée sur la marche des affaires. Avec cet accompagnement technologique, il détient enfin les moyens de piloter son cabinet comme une entreprise classique.

Voici des exemples de fonctionnalités accessibles dès son tableau de bord de pilotage :

  • onboarding des nouveaux clients (et bientôt des collaborateurs) ;
  • gestion de la relation client et du CRM avec notamment la centralisation de tous les échanges liés à une fiche client ;
  • gestion centralisée des lettres de mission ;
  • remontée automatique des données et échéances de la DGFiP pour les entreprises du portefeuille ;
  • suivi de la production du cabinet d'expertise comptable (tenue, révision, échéances) ainsi que des missions d’audit ou celles du pôle social ;
  • surveillance des échéances, quel que soit le domaine (fiscal, social et juridique) ;
  • pilotage du risque LAB des experts-comptables ;
  • gestion des temps et des ressources ;
  • suivi des marges par dossier et par collaborateur ainsi qu’une aide à la détermination des tarifs ;
  • gestion de tout le processus O2C (Order to Cash), soit de la facturation client jusqu’au paiement des factures ;
  • usage de l’intelligence artificielle en expertise comptable pour un pilotage optimisé du cabinet.

Sofyx, la solution de pilotage de votre cabinet qui unifie vos outils sans les remplacer

Quel que soit votre équipement, ce qui vous manque en général, c’est bien une solution collaborative nativement pour piloter votre entreprise d’expertise comptable. Alors que vous consacrez l’essentiel de votre énergie à accompagner vos clients dans la gestion de leur performance, pourquoi devriez-vous rester le parent pauvre en la matière ? La plateforme Sofyx comble un manque technologique dans la plupart des cabinets d’expertise comptable. Parmi ses nombreux avantages, elle vous aide à accroître la productivité ou à réduire votre DSO, par exemple. Nous vous proposons de découvrir l’outil en fonctionnement dans le cadre d’une démo personnalisée. Inscrivez-vous ici en un clic !