Les experts-comptables sont familiers des tableaux de bord, indicateurs clés et reportings divers. Ces pratiques font désormais partie des missions récurrentes pour les entreprises qui leur confient la tenue de la comptabilité ou la révision. Mais, la notion de tableau de bord de pilotage concerne aussi la propre activité du cabinet. C’est malheureusement souvent le parent pauvre en matière d’équipement, tant la plupart des logiciels du marché intègrent mal cette fonctionnalité. Des solutions existent pourtant.

Qu’est-ce qu’un tableau de bord de pilotage pour un expert-comptable ?

Les tableaux de bord, d’activité, de gestion, d’entreprise ou de pilotage sont dans l’air du temps dans les cabinets d’expertise comptable. Mais, tout dépend de quoi nous parlons.

Les objectifs classiques du tableau de bord de l’expert-comptable

L’évolution du métier avec la digitalisation des flux, et notamment la facture électronique, révolutionne le contenu des missions. La disponibilité de la data en temps réel conduit à des tableaux de bord enfin accessibles, sans attendre des mois ou des jours. Mais, quand vous pensez aux indicateurs clés ou KPI, aux reportings, tableaux et graphiques, vous avez surtout en tête ceux à construire et à automatiser pour vos propres clients.

Vous souhaitez développer vos prestations de service pour faciliter la vie des dirigeants et rendre le pilotage de leur business plus fluide et pertinent. C’est un objectif louable à l’heure où la facturation s’intègre de plus en plus automatiquement en comptabilité, en mode poussé par les plateformes agréées des fournisseurs.

Les tableaux de bord internes en vue de piloter l’entreprise d’expertise comptable

À côté de ces objectifs de visibilité, de pertinence des indicateurs et d’optimisation de la performance chez vos clients, nous entrevoyons un autre axe d’analyse. Nous pensons aux tableaux de bord pour votre propre structure, afin de piloter votre entreprise d’expertise comptable. Ce type d’informations centralisées exige la mise en place d’outils spécifiques pour gérer le cabinet, ce que même les logiciels de gestion interne réalisent seulement partiellement.

Pourquoi les outils des cabinets comportent-ils rarement des tableaux de bord d’activité centralisés ?

Les experts-comptables s’équipent souvent d’abord pour réaliser les missions que les entreprises clientes leur confient.

Une stack technique de l’expert-comptable souvent centrée sur la production et les besoins du client

Vous vous reconnaissez dans ce portrait ? Vous mettez l’essentiel de votre énergie à trouver les logiciels de production comptable, de paie et de facturation qui conviennent à votre clientèle.

S’y ajoutent désormais les solutions pour la gestion de la facturation électronique avec ses deux volets e-invoicing et e-reporting. Avec le développement des missions du type DAF ou contrôleur de gestion à temps partagé, vous y ajoutez probablement un logiciel de business intelligence pour automatiser le reporting des clients ainsi que l’actualisation de leurs KPI.

Le cabinet, une entreprise à part entière souvent mal outillée pour elle-même

Dans le même temps, vous éludez probablement la réelle réflexion sur le pilotage de votre propre activité. Pourtant, votre entreprise constitue aussi un centre de profit et de coûts qui mériterait des outils pour centraliser les informations et automatiser vos tableaux de bord.

Mais, comme le disait Montaigne, « quand nous voyons un homme mal chaussé, nous disons que ce n’est pas merveille s’il est chaussetier. »  À force de vous occuper de vos clients, vous avez un peu délaissé le pilotage de la performance de votre propre entreprise.

Un usage de la bureautique très présent, à défaut de logiciels de pilotage spécialisés pour le métier

Souvent, lorsque vous vous préoccupez de surveiller la rentabilité du cabinet ou tout simplement le planning et la réalisation des missions, vous recourez à la bureautique. Excel reste l’outil de tous, avec la flexibilité qu’il présente, mais aussi ses nombreuses imperfections. Des ressaisies avec des risques d’erreurs, une collaboration limitée, un manque de centralisation de l’information, pas de croisement instantané des données, etc., la liste des défauts est longue.

Quels sont les avantages d’une data centralisée pour piloter et décider dans un cabinet ?

Les situations décrites précédemment sont préjudiciables au correct pilotage de la performance. L’absence de centralisation de la data, propre au cabinet ou qui émane des clients, représente l’un des problèmes majeurs.

La centralisation rime avec visibilité immédiate sur les données pour tous

Pour un projet de création ou pour l’actualisation d’un tableau de bord de pilotage, mieux vaut pouvoir accéder aisément aux sources de données qui l’alimentent. La connexion par API aux différents logiciels du cabinet permet de collecter instantanément toute l’information. Cette centralisation de toute la data facilite sa consolidation et l’analyse des écarts, par exemple avec des prévisions ou des objectifs.

Vous ne perdez plus de temps et d’énergie à consulter et compiler la data pour disposer de votre tableau de bord. La visibilité sur la marche des affaires comme sur la trésorerie devient instantanée. En fonction de ce que vous déléguez aux collaborateurs et chefs de mission, ils accèdent également aux données dans leur domaine d’intervention.

Un pilotage simplifié avec des décisions rapides

La centralisation apporte davantage de visibilité sur les indicateurs d’activité et les données financières comme opérationnelles. C’est la meilleure manière d’améliorer l’analyse de la situation et de prendre des décisions éclairées et rapides. Par exemple, vous pouvez alors bâtir un plan d‘action afin de corriger les dysfonctionnements, en cas d’écarts entre les prévisions budgétaires et la réalité comptable du cabinet. Plus l’outil décisionnel aide à analyser, plus les actions s’accélèrent.

Des décisions fines et proactives qui améliorent la performance du cabinet

Avec le tableau de bord centralisé, toutes les informations se trouvent à portée de main, sans délai. Certains indicateurs servent même de signaux d’alerte, afin de décider de façon proactive. Plus vous mettez en œuvre des actions correctives rapides, plus vous améliorez votre prévention des risques ainsi que les dérives financières.

Vous pouvez également identifier plus rapidement des besoins clients, soit autant de sources de missions nouvelles pour développer votre chiffre d’affaires. Tout le temps économisé à collecter, croiser et consolider les éléments financiers est mis à profit pour optimiser la performance de votre société d’expertise comptable.

Comment les dashboards de Sofyx révolutionnent-ils le pilotage d’une entreprise d’expertise comptable ?

Sofyx ne correspond pas à un logiciel classique pour expert-comptable. Sofyx ne vous promet pas de réaliser vos missions clients. Jamais cet outil de pilotage ne remplacera votre équipement en place. Ce n’est pas non plus un simple outil de business intelligence pour de la datavisualisation et du reporting.

Une centralisation des données du cabinet sans remplacer les outils existants

Le SaaS Sofyx, créé par Yamine Acherchour, expert-comptable inscrit à l’Ordre, comporte notamment un système de dashboard qui attaque toutes les sources d’informations du cabinet. Grâce aux intégrations API natives, la plateforme accède :

  • aux logiciels de production ACD, Fulll, MyUnisoft, ACD, Inqom, etc.,
  • aux outils de communication du cabinet comme Aircall, Ringover, Allô, 3CX, ou WhatsApp Business ;
  • aux outils GED et au stockage cloud du cabinet (Sharepoint, Google Drive, Outlook, Gmail, Microsoft Teams).

Cette connexion permet de rassembler toute la data sur la plateforme Sofyx, sans avoir à consulter chaque outil individuellement. Vous disposez instantanément de toute l’information relative à un client, un dossier, ou tout le portefeuille.

Un système de dashboard personnalisable selon les lecteurs au sein du cabinet d’expertise comptable

Sofyx, c’est aussi la possibilité d’adapter ses propres tableaux de bord internes au cabinet, en fonction des besoins et des lecteurs. La version expert-comptable apporte de la visibilité globale au dirigeant. La version collaborateur se concentre sur ce qui lui importe, pour son propre planning et ses propres dossiers. Dans tous les cas, cet outil de pilotage central joue pleinement son rôle d’alerte et d’information.

Un pilotage basé sur des données et indicateurs disponibles en temps réel

Avec Sofyx, un simple coup d'œil au tableau de bord central vous informe en temps réel sur la marche des affaires. Chiffre d’affaires, trésorerie, état d’avancement des déclarations fiscales, taux de charge des équipes, etc., oubliez la perte de temps pour manipuler les données et calculer les indicateurs. Fini le délai de latence entre l’accès aux informations et la mise à disposition des indicateurs et graphiques favoris.

Une surveillance et un pilotage imbriqué avec l’opérationnel du cabinet

Un autre avantage majeur de Sofyx, c’est la capacité à mettre en place des actions immédiates, dès la lecture du tableau de bord. Par exemple, vous identifiez une mission exceptionnelle à proposer à un ou plusieurs clients ? Le système déclenche une notification et vous autorise à créer et affecter des tâches à des collaborateurs, ce qui actualise le planning.

Ainsi, tous les logiciels et outils du cabinet alimentent Sofyx, qui, lui, alimente aussi l’opérationnel. C’est le moyen le plus efficace de transformer les analyses et décisions en actions concrètes.

Des tableaux de bord augmentés grâce à l’IA native de Sofyx

L'intelligence artificielle pour l’expertise comptable devient désormais un atout considérable au quotidien. Le tout jeune SaaS Sofyx comporte bien sûr du pilotage à base d’IA. C’est la meilleure assurance d’anticiper encore davantage en matière d’analyses, d’identification de risques et de prise de décisions. Non seulement ce module de Sofyx propose de nombreux indicateurs à surveiller avec de la datavisualisation, mais il s’intéresse à la fois à la data des clients et à celle des cabinets.

C’est un outil performant pour étudier les opportunités commerciales chez les clients, à partir des données en votre possession. Des entreprises qui décrochent en trésorerie ou présentent un encours client au DSO anormalement élevé ? Des sociétés qui interviennent dans les domaines en croissance et qui peuvent développer leur part de marché ? L’IA de Sofyx vous alerte tôt. Il vous reste à agir.

Adoptez Sofyx pour vos tableaux de bord et bien plus

Non seulement Sofyx sert pour votre tableau de bord d’entreprise, mais il comporte de nombreux autres modules pour piloter votre cabinet. C’est aussi un CRM pour gérer toute la relation client et ne rien perdre en cas d’absence d’un collaborateur. Ce SaaS permet aussi de surveiller la production, y compris le planning, l’onboarding client et les risques LAB. C’est également un outil pour tout le processus order to cash du cabinet. Avec Sofyx, vous ajoutez les briques qui manquent à votre stack technique, sans modifier l’environnement de travail de vos collaborateurs. Pour vous en rendre compte plus concrètement, inscrivez-vous à une démonstration personnalisée. Vingt minutes suffisent !

FAQ sur le tableau de bord de pilotage

Pourquoi les tableaux de bord et indicateurs facilitent-ils le suivi stratégique d’une entreprise ?

Piloter la stratégie d’une entreprise suppose que les entrepreneurs vérifient l’atteinte des objectifs globaux définis, au travers des plans d’action mis en œuvre. Les tableaux de bord comportent des indicateurs clés pour mesurer justement les écarts entre les réalisations et les prévisions du plan stratégique. Ils apportent une vision synthétique et rapide de toutes ces données qui concourent au pilotage de la performance, qu’il s'agisse de la gestion financière ou économique.

Quelles étapes clés suivre pour créer un tableau de bord de pilotage efficace ?

  • définir les objectifs stratégiques et les décliner en objectifs opérationnels pour les différentes activités ;
  • choisir les indicateurs clés qui permettent d'évaluer l’atteinte des objectifs fixés ;
  • organiser la collecte automatisée des données qui doivent alimenter le reporting ;
  • créer les différents rapports avec des tableaux et visuels pertinents et compréhensibles par les lecteurs ;
  • former les destinataires du tableau de bord ;
  • l’actualiser périodiquement selon la fréquence convenue et diffuser l'information ou la mettre à disposition.

Quels types de KPI suivre pour piloter une entreprise de services ?

Tout dépend du secteur de l’entreprise. En général, le tableau de bord central comporte des KPI :

  • financiers pour mesurer l’activité (chiffre d’affaires, marges, EBITDA, etc.) ;
  • de production et de suivi des temps et de la productivité (volume d’heures, TJM ou taux horaire) ;
  • commerciaux (taux d’attrition, coût d’acquisition client, taux de conversion des devis en missions) ;
  • pour suivre les frais fixes et leur couverture ;
  • pour mesurer les marges par client, dossier, activité.

Quels sont les avantages d’un tableau de bord de pilotage en mode SaaS ?

Avec un SaaS comme Sofyx, vous disposez, ainsi que vos collaborateurs, d’un accès en ligne et centralisé à toutes les informations présentes sur la plateforme. Quel que soit l’endroit où se situent les utilisateurs, une simple connexion internet suffit. Le mode SaaS vous garantit aussi un système d'abonnement transparent en coût. Comme l’explique notre page tarif, vous payez en fonction du nombre de dossiers clients gérés sur le portail. Peu importe la quantité d’utilisateurs.

Intéressé par un tel projet ? La mise en place s’avère rapide et peu intrusive pour les collaborateurs qui conservent leur environnement de travail. Avec le SaaS, vous pouvez à tout moment stopper le service, contrairement aux logiciels On Premise pour lesquels vous achetez des licences.

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