Établir un budget de votre cabinet d’expertise comptable est un bon début. Mais, une bonne gestion prévisionnelle ne s'arrête pas à cet exercice budgétaire et financier ni à la GPEC, du côté des ressources humaines. Vous avez souvent l'impression de décider sans recul, avec la tête dans le guidon ?

Pour se projeter rapidement, détecter les opportunités commerciales et réagir avec le maximum d’anticipation, mieux vaut utiliser un outil de pilotage complet. Les actions qu’il vous autorise à réaliser, avec l’aide de l’IA en outre, maximisent la visibilité dont vous disposez sur la marche des affaires chez vos clients comme chez vous. C’est la meilleure manière d’atteindre les objectifs stratégiques que vous avez fixés à votre propre entreprise d’expertise comptable.

Gestion prévisionnelle en cabinet d’expertise comptable : comment la définir ?

Gérer de façon prévisionnelle consiste à se projeter dans l’avenir de votre cabinet, d’abord à court terme, puis sur du plus long terme.

Pourquoi la gestion prévisionnelle ne se limite-t-elle pas à la GPEC ?

Vous entendez ce terme et vous pensez ressources humaines, soit les emplois et carrières de l’acronyme GPEC ? C’est un des volets de la gestion prévisionnelle, en effet. Un cabinet d’expertise comptable représente avant tout une entreprise de services qui fonctionne sur des missions et une équipe de collaborateurs. Ils réalisent des prestations de services. Gérer les prévisions en matière de ressources humaines prend tout son sens, évidemment, afin de s’assurer de la bonne adéquation des compétences avec les missions notamment.

Mais, ce n'est qu’un volet du processus prévisionnel. Nous pensons que toute la data dont dispose un cabinet d’expertise comptable mérite de l’exploration en continu pour mieux prévoir.

La gestion prévisionnelle de nature financière et opérationnelle

Ainsi, le pilotage des prévisions englobe à la fois les données financières et les données opérationnelles (RH, production et commerciales). Nous pensons ici à la production comptable du cabinet, la gestion des temps, la rentabilité des missions et des dossiers, les performances économiques des clients et les opportunités commerciales. En ce sens, la gestion prévisionnelle devient un outil de pilotage de vos objectifs stratégiques.

Le cabinet d’expertise comptable: une entreprise comme les autres à piloter avec le maximum de visibilité

Vous connaissez l’adage ? Le cordonnier est souvent le plus mal chaussé. Votre parcours de formation professionnelle vous a formaté pour réaliser des missions d’expertise comptable pour vos clients, afin de les aider dans le pilotage de leur propre performance. Cet objectif noble constitue le cœur de ce qui vous nourrit au quotidien dans votre relation client.

En revanche, ce cursus du DEC en France prépare si peu les futurs diplômés à devenir des dirigeants d’entreprise. C’est pourtant votre fonction première, en tant qu’associé dans un cabinet ou créateur d’un cabinet ex nihilo, par exemple.

Comblez rapidement le manque de formation, grâce à la mise en œuvre d’outils de gestion prévisionnelle. Sinon, vous risquez de piloter dans le brouillard et de prendre des décisions à vue,

« Gouverner, c’est prévoir ». Cette célèbre maxime d’Émile Girardin résume parfaitement ce que vous devez viser en tant que dirigeant d’une entreprise d’expertise comptable. Anticiper l’avenir avec le maximum de visibilité constitue la meilleure manière d'atteindre sans ambages ses objectifs de croissance.

Les freins classiques vécus parles experts-comptables pour du pilotage prévisionnel

La majorité des experts-comptables courent toute l’année, d’une période fiscale à l’autre. Ils se font happer par les changements réglementaires réguliers (comme la réforme de la facturation électronique), ou la gestion des recrutements face au turnover. Ils manquent de recul pour décider. Mais, ils décident quand même, sans solution de pilotage pour cabinet d’expertise comptable.

Des outils de gestion d’entreprise morcelés et sans consolidation simple

L’équipement des cabinets ressemble souvent à un empilement d’outils hétéroclites qui répondent chacun à une fonctionnalité principale. Parfois, vous avez choisi une solution plus généraliste et bien implantée dans la profession, mais elle reste rigide et ne traite pas tout le spectre de vos besoins. Alors, vous complétez avec des outils ou du bricolage sur Excel, quitte à devoir ressaisir les données plusieurs fois à plusieurs endroits. Dans tous les cas, cet équipement semble peu satisfaisant et les logiciels ne se parlent pas de manière fluide.

Un manque de visibilité avec des décisions prises sans anticipation

Les experts-comptables se trouvent souvent confrontés à la nécessité de trancher dans le moment, sans le moindre recul. Vous vous reconnaissez dans cette situation ?

Vous ne disposez pas d’un tableau de bord central pour piloter votre cabinet. Vous rêveriez qu’un agent IA propriétaire explore vos données ainsi que celles de vos clients, afin d’identifier en quelques clics des opportunités d’amélioration ?

Oui, mais vos outils restent trop émiettés. La consolidation des informations et l’analyse de toute cette data demanderaient trop de temps. Vous l’avez fait il y a quelques mois, mais l’actualisation du dossier exigerait beaucoup d’énergie, face à une échéance courte. Alors, vous tranchez dans le vif (et aussi dans le brouillard). C’est exactement le contraire de ce que vous recommandez à vos clients.

Des choix stratégiques parfois réalisés au doigt mouillé, et sans indicateurs clés fiables et frais

Non seulement vos données sont peu accessibles et consolidées, mais, en plus, vous ne disposez pas de Key Performance Indicators (KPI) pour les synthétiser. Là encore, vous préconisez régulièrement à chaque entreprise de votre portefeuille de mettre en place un tableau de bord central de pilotage. Et vous le concevez pour eux, tout comme leur business plan ou leur tableau de trésorerie prévisionnelle. Mais, vous oubliez de bâtir les vôtres. La stratégie reste alors le parent pauvre de votre cabinet, faute d’indicateurs pour suivre l’atteinte des objectifs fixés (ou pas) pour votre propre activité.

Quels outils adopter pour améliorer la visibilité et la gestion financière de votre cabinet comptable ?

Ces situations vécues dans de nombreux cabinets ne sont pas rédhibitoires et heureusement. Yamine Acherchour, expert-comptable en exercice et un peu geek, est parti de ce constat. Après avoir testé tous les outils de pilotage des cabinets, il a décidé de créer le sien, car aucun ne répondait vraiment à tous les besoins de la profession. C’est ainsi qu’est né Sofyx.

Des outils collaboratifs et centralisés sur une plateforme

Le plus efficace pour une collaboration optimale et sans déperdition d’énergie consiste à travailler avec des logiciels collaboratifs, soit une plateforme (ou un portail) qui réunit toute la data et tous les collaborateurs. C’est exactement ce que propose Sofyx, l’outil de pilotage pour l’expertise comptable. Il rassemble au même endroit la relation client et son CRM, la production, la facturation et le tableau de bord de pilotage du cabinet. Il se connecte à toute la stack technique du cabinet, tout en maintenant l’équipement en place.

Les collaborateurs poursuivent leurs travaux avec leurs logiciels habituels, mais l'ensemble des dossiers du portefeuille, des échanges et des justificatifs deviennent accessibles en quelques clics. Cette organisation représente la meilleure manière d’acquérir de la visibilité sur l’entreprise que constitue votre cabinet d’expertise comptable.

Un dashboard pour de la gestion prévisionnelle

Le tableau de bord de pilotage de Sofyx comporte plusieurs tableaux de bord, en fonction du lecteur. Il contient quelques données prévisionnelles ainsi que le rapprochement entre le réel et le prévu, sans oublier les aspects rolling forecast que représente l'atterrissage.

L’expert-comptable ou l’administrateur du cabinet

Ce dashboard contient des indicateurs financiers globaux sur la marche du cabinet, mais pas seulement :

●      Le chiffre d’affaires (et sa répartition), la trésorerie, la rentabilité passée et prévisionnelle, ainsi que l'atterrissage figurent dans les premiers KPI du tableau de bord.

●      Suivent des éléments synthétiques sur le portefeuille clients, l’équipe et la charge de travail des collaborateurs.

●      Enfin, le dashboard se termine par une vision du pipe commercial, soit le tunnel de ventes. Il détaille les prospects qualifiés, les rendez-vous planifiés, les contrats envoyés, gagnés et perdus.

Le chef de mission et les collaborateurs

Ce tableau de bord pour gérer l’équipe et le portefeuille est orienté production. Il se présente ainsi :

●      Pilotage du cycle en cours, soit l’avancement de la production comptable, avec le taux de déclarations déposées par rapport au total à réaliser.

●      Portefeuille et équipe, avec la répartition par statut, par date de clôture et par régime fiscal, ainsi qu’une comparaison du temps saisi versus le temps attendu.

Un pilotage IA du cabinet pour mieux explorer les opportunités commerciales

En outre, à l’heure de l’IA dans les métiers de la finance, Sofyx a ajouté un dispositif de pilotage IA à sa plateforme. Il introduit l’intelligence artificielle pour l’expertise comptable. Avec cet outil, vous récupérez toute la data du cabinet. Vous bénéficiez de la force de l’IA pour accroître la visibilité et anticiper davantage :

●      Analyser le portefeuille clients de façon continue, avec une comparaison sectorielle des performances financières. Cela conduit à identifier en quelques clics les entreprises avec un potentiel de développement, tout comme celles qui éprouvent des difficultés.

●      Réaliser du cross-sell, soit le croisement des caractéristiques du portefeuille avec l’offre de missions, afin d’augmenter les ventes. Le système suggère des compléments d'intervention client avec les argumentaires tout prêts.

●      Générer des alertes et des notifications, pour davantage de proactivité. Le système relie tout type d’alerte à une action recommandée.

●      Analyser en temps réel les données financières de votre cabinet en tant qu’entreprise, comparées au budget.

Sofyx, un outil de pilotage transversal qui révolutionne votre quotidien

Vous aimeriez disposer de davantage de visibilité sur la marche de votre activité et l’évolution envisageable sur le plan de la stratégie ? Dans le même temps, vous souhaitez conserver l’environnement de travail actuel, l’organisation des dossiers clients et les outils utilisés et appréciés par vos salariés ?

Avec Sofyx, une telle gestion prévisionnelle est possible, grâce à une plateforme qui interagit avec les logiciels existants du cabinet, sans s’y substituer. Une telle démarche fluidifie les échanges au sein de la structure, tout comme avec vos clients. Si un tel projet vous intéresse, inscrivez-vous pour une démonstration personnalisée de 20 minutes avec Yamine Acherchour, le fondateur de Sofyx.

Foire aux questions sur la gestion prévisionnelle

Comment améliorer la gestion financière d’une entreprise ?

Pour accroître la performance financière d’une société, tout comme d’un cabinet d’expertise comptable, la mise en place d’un tableau de bord avec les indicateurs suivants s'impose :

●      KPI pour le suivi des chiffres clés, comme le chiffre d’affaires, les marges brutes ou les marges sur coûts variables, ainsi que les charges fixes ;

●      suivi des écarts entre le réalisé et le budget prévisionnel ;

●      surveillance de la trésorerie(position à l’instant T et gestion prévisionnelle) ;

●      gestion du DSO avec une organisation stricte du recouvrement et des relances clients ;

●      contrôle des temps passés et prévisionnels, et de l’adéquation du plan de charge avec les ressources humaines et les compétences.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion d‘entreprise dans votre cabinet d’expertise comptable ?

Votre cabinet constitue une organisation ,particulière, car il s’agit d’une profession réglementée. Toutefois, c'est aussi une entreprise à part entière qui doit piloter sa performance et obtenir de la visibilité pour un pilotage optimal. C’est d’autant plus vrai que les marges tendent à se réduire sur le travail de la production comptable traditionnelle. Les missions de conseil doivent se développer, en fonction des compétences et des ressources de votre équipe, afin d’assurer la croissance et la pérennité. Étant donné que les logiciels classiques de la profession ne répondent pas à ce besoin de gestion d’entreprise, mieux vaut se tourner vers l’emploi d’un outil de pilotage comme Sofyx.

Quelles sont les techniques de gestion prévisionnelle pour un cabinet d’expertise comptable ?

Comme toute entreprise en France, un cabinet d’expertise comptable peut privilégier la mise en place des outils suivants pour piloter son activité prévisionnelle :

●      GPEC, gestion prévisionnelle des emplois et des carrières. Elle s’assure de la bonne adéquation des compétences des salariés avec les besoins des entreprises, et donc avec les missions de demain.

●      Élaboration budgétaire, tant pour le compte de résultat prévisionnel, que la trésorerie prévisionnelle ou le plan de financement, sans oublier le bilan prévisionnel.

●      Identification des besoins client à satisfaire, soit les opportunités commerciales à exploiter, afin de développer les missions et le chiffre d‘affaires.

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