Vous avez probablement cédé à la tentation de créer un tableau de bord Excel pour le suivi de votre cabinet d’expertise comptable. Pourtant, vos diverses tentatives ont un goût d’inachevé ou vos fichiers bureautiques restent abandonnés par les collaborateurs au bout de quelques semaines. Contrairement aux idées reçues, la souplesse d’Excel s’avère souvent contre-productive comme solution de pilotage d’une telle activité réglementée. D’autres pistes sont à explorer, sans bouleverser le travail des équipes.

Pourquoi créer un tableau de bord Excel vous tente pour piloter votre cabinet comptable ?

Excel fait partie de la vie de tout professionnel qui manipule des chiffres, en entreprise comme en cabinet d’expertise comptable. Le tableur est vite mis à toutes les sauces et remplace la traditionnelle calculatrice avec rouleau de papier. Quand vous pensez outil de pilotage pour votre cabinet, Excel vous semble souvent un bon compromis.

Créer un tableau de bord Excel : la souplesse et la simplicité apparente

Pour un collaborateur de cabinet comptable, Excel reste une aide quotidienne aux usages multiples. Dès lors qu’il doit réaliser un calcul, recenser quelques données, les croiser et construire un graphique, Excel vient immédiatement à l’esprit. Sa prise en main aisée rend le recours à ce tableur souvent systématique, faute d’autres logiciels disponibles dans le cabinet pour traiter des données.

Cette simplicité s’avère finalement plus apparente que réelle dans les faits. Par exemple, qui maîtrise d’emblée, sans formation, les segments des TCD (tableaux croisés dynamiques) ? Pourtant, c’est la solution envisagée dès que surgit le besoin de tableaux de bord, d’indicateurs, de graphiques, etc.

Excel, l’outil de Microsoft à portée de main immédiate et sans surcoût

Tous les cabinets d’expertise comptable disposent d’Excel pour un coût modique ou Google Sheet, voire un tableur similaire. Ces outils bureautiques universels et réflexes existent dans toutes les entreprises, au même titre qu'un ordinateur ou son clavier. Pour un usage basique, tout professionnel du chiffre pense pouvoir s’en sortir aisément et rapidement pour bâtir des tableaux accompagnés d’un peu de datavisualisation.

L’illusion de la page blanche pour façonner son reporting à son image

Ne serait-ce que pour la gestion du planning, faute de logiciel ad hoc, vous avez probablement initié un travail sur un fichier Excel. La complexité de ce pilotage des échéances, des tâches et des ressources, notamment dans le cadre de la période fiscale, vous semble gérable sur Excel. En effet, un tel classeur contient des milliers de cellules, lignes, colonnes et feuilles. C’est une grande page blanche modulable à volonté. Du moins, c’est l’apparence première pour celui qui se lance dans cette tâche. 

Pourquoi abandonnez-vous rapidement ces tableaux de bord Excel ?

Vous avez tenté de suivre votre data favorite sur Excel et avez finalement délaissé vos fichiers aux multiples colonnes et lignes ? Chez Sofyx, nous ne sommes pas surpris, ayant également mis en place de tels suivis bureautiques.

Le besoin de passer à la vitesse supérieure avec Power BI que vous ne maîtrisez pas

Très vite, créer et faire vivre un tableau de bord Excel devient chronophage et source de stress. Vous aimeriez industrialiser vos KPI et graphiques. Alors, vous avez pensé au petit frère du tableur né en 2015, Power BI. Cet outil de business intelligence se présente en de nombreuses versions de licences, dont une gratuite et limitée, surtout si vous envisagez le partage sécurisé de rapports. En outre, la prise en main exige de la formation et une pratique régulière, sous peine de voir vos collaborateurs abandonner rapidement aussi.

De la perte de temps pour actualiser ou ressaisir manuellement certaines informations

Chaque onglet qui comporte des données en provenance d’une source externe exige de l’actualisation régulière. Or, Excel n’est pas un outil interactif avec des intégrations API pour se connecter nativement à votre logiciel de production, votre fichier client ou votre module de facturation. Sauf à mettre en place des fonctions avancées avec des macros difficiles à maintenir techniquement, la mise à jour des données suppose des traitements manuels.

Souvent, certaines informations restent inaccessibles de façon automatisée. Alors, vous demandez à vos collaborateurs de les saisir à la main. Ils se plaignent de la perte de temps induite. Vous constatez (ou pas) des erreurs de données ou de formules. Vous passez des heures à tracer l’information, voire à la rectifier.

Le manque de disponibilité immédiate des indicateurs clés quand vous en avez un urgent besoin

La conséquence du point précédent se voit rapidement au quotidien : en tant qu’expert-comptable, vous devez prendre des décisions dans l’instant pour votre propre entreprise.

Malheureusement, votre tableau de bord sur Excel ne peut pas afficher les informations en temps réel quand vous cliquez pour ouvrir le fichier. Quelles que soient les sources de données, l’actualisation ne s’effectue pas instantanément. En outre, même après avoir chargé ou saisi les informations brutes, des contrôles restent nécessaires avant d’exploiter vos KPI et graphiques.

Quelles sont les limites d’Excel pour le pilotage d’une activité de services réglementée ?

Créer et actualiser son tableau de bord d’expert-comptable sur Excel ou Google Sheet s’avère parfois plus complexe que prévu. D’ailleurs, cette solution bureautique est encore plus inadaptée pour une activité comme la vôtre.

L’expertise comptable, une activité qui exige de suivre la gestion interne et la production client

Le logiciel de production en cabinet d’expertise comptable est un outil spécialisé pour les missions comptables et fiscales. C’est le poumon de l’activité, là où chaque collaborateur agit au quotidien pour réaliser les tâches confiées par les clients, dans le respect des normes et échéances légales. L’expert-comptable doit organiser cette production avec un planning précis et surveillé. 

De l’autre côté, un cabinet comptable reste une entreprise à part entière et a besoin de piloter ses propres données économiques et financières. Toute la gestion interne, de l’émission des lettres de mission à l’encaissement des factures, sans oublier le suivi de la relation client, suppose aussi de disposer d’indicateurs clés.

Trop d’angles à attaquer pour suivre les activités sur Excel

Dans un cabinet, idéalement, vous devez mettre sous contrôle les éléments suivants dans un tableau de bord de pilotage : 

  • chiffre d’affaires et marges par dossier, client, collaborateur, etc. ;
  • trésorerie et encours client avec le suivi du DSO ;
  • suivi du planning (échéances, période fiscale, taux de réalisation par cycle ou type de déclaration, tant pour l’expertise comptable que pour les missions d’audit) ;
  • comparaison des résultats financiers avec les objectifs, dans le cadre de la gestion prévisionnelle ;
  • suivi des points en suspens ;
  • taux de charge des collaborateurs ;
  • identification des opportunités commerciales et de leur transformation en missions ;
  • gestion des missions exceptionnelles ;
  • le déploiement de la facturation électronique chez les clients ;
  • le juridique ;
  • le social ;
  • le risque LAB ;
  • l’onboarding des clients comme des collaborateurs ;
  • etc.

Pas d’outil Excel conçu pour certaines spécificités de la profession

Enfin, certains suivis incontournables pour le métier d’expert-comptable ne trouvent pas de solution simple et rapide avec Excel. C’est le cas notamment des aspects liés à la lutte anti-blanchiment et au financement du terrorisme. Ces obligations professionnelles exigent de recourir à des outils qui facilitent la traçabilité des documents et qui apportent la preuve des diligences réalisées. Un contrôle LAB mené par l’Ordre des experts-comptables ne doit pas vous mettre en stress si vous êtes correctement équipé.

Quelles autres solutions existent pour le suivi d’activité en cabinet d’expertise comptable ?

Vous avez essayé de créer votre dashboard d’expert-comptable avec Excel et vous avez abandonné. Peut-être avez-vous alors recherché un logiciel de pilotage standard ou spécialisé ? Deux types d’outils bien différents existent en effet.

Les logiciels de gestion interne des cabinets et leurs limites

Vous avez probablement testé dans votre vie professionnelle des outils spécialisés dans la gestion interne des cabinets, comme Vesper ou So pilot de Sogescot. Certes, ces outils répondent à certains de vos besoins, mais pas à tous. Il manque souvent une partie des fonctionnalités indispensables pour un réel pilotage centralisé et transversal. Soit, vous disposez d’un planning, mais pas du suivi de la rentabilité ou de la réalisation des missions. Soit, c’est l’inverse. Soit, l’outil se concentre sur la fonction de CRM pour la relation client, mais rien d’autre.

Probablement que vous avez également testé des modules spécialisés en gestion interne dans des logiciels de production comptable, comme ACD, Cegid, MyUnisoft, etc. Vous avez alors constaté que cette fonctionnalité ne constitue pas leur cœur de métier. L’interface reste souvent lourde et vous ne disposez pas d’une réelle vision centralisée indispensable au pilotage.

Les tableaux de bord des CRM et leur vision partielle du pilotage

C’est exactement le même phénomène que pour les logiciels de gestion interne. Les outils de management de la relation client couvrent uniquement ces aspects dans leur tableau de bord associé. C’est logique, pour des outils spécialisés. Vous vous retrouvez alors dans la même situation que précédemment. Vous devez créer des fichiers Excel pour suivre l’ensemble de vos indicateurs de façon unifiée.

Pourquoi le dashboard Sofyx remplace judicieusement Excel et tous les autres logiciels standards ?

Avec Sofyx, la grande différence se résume ainsi : vous conservez toute votre stack technique en place, pour la production, la paie ou la gestion de la communication client. Sofyx se contente de tout centraliser par des connexions API à vos outils. L’objectif de notre plateforme est justement de vous apporter la vision transversale indispensable au pilotage en regroupant toutes les informations et indicateurs au même endroit.

Que vous soyez équipé de Pennylane, ACD, Fulll, Cegid ou Inqom, vous disposez d’un dashboard centralisé pour piloter tout votre cabinet. Finies les ressaisies et les erreurs, vivent les gains de temps au quotidien. Découvrez toutes nos fonctionnalités et modules pour le pilotage de votre propre performance, que vous exerciez en multi-cabinet ou non.

Avec Sofyx, adoptez un logiciel de pilotage transversal pour l’interne et l’externe du cabinet

Que vous cherchiez à suivre votre trésorerie, votre propre rentabilité ou le planning des collaborateurs, Sofyx vous apporte l’information en temps réel et de façon centralisée. Oubliez la création de fichiers Excel pour vos tableaux de bord et le risque d’erreurs avec des milliers de lignes. Finies les saisies infernales à plusieurs endroits, les formules qui buggent ou les ruptures d’information en cas d’absence d’un collaborateur.

Bien loin du tableur, Sofyx se veut l’outil souple pour tous vos KPI, rapide à mettre en place et surtout centralisé, quelles que soient les sources de données brutes à analyser. Envie de voir par vous-même ? Inscrivez-vous pour une démo de 30 minutes réalisée par Yamine Acherchour, expert-comptable en exercice et fondateur de Sofyx.

FAQ sur la création d’un tableau de bord Excel

Quels indicateurs clés sont difficiles à suivre avec Excel dans un cabinet d’expertise comptable ?

Ce qui rend difficile le suivi de vos KPI d’expert-comptable, c’est surtout l’émiettement des informations, plus que vos indicateurs clés en eux-mêmes. Surtout, si vous insistez pour construire vos tableaux de bord sur Excel ou un tableur similaire, oubliez le temps réel pour consolider et actualiser vos informations issues de plusieurs sources de données. Les indicateurs les plus compliqués à gérer concernent la rentabilité de vos dossiers et de vos clients, ainsi que le taux de charge de travail des collaborateurs.

Quelle est la différence majeure entre Excel et Power BI de Microsoft ?

Excel est un tableur, soit un outil pour créer des tableaux et des graphiques. Chaque onglet d’un tel fichier Excel peut comporter des milliers de lignes et de colonnes, avec des fonctions avancées pour filtrer, analyser, etc. Même si vous ajoutez des tableaux croisés dynamiques (TCD) dans un tel fichier, Excel reste un outil peu adapté pour gérer une base de données importante, surtout multi-dimensionnelle. Power BI constitue l’outil de business intelligence de Microsoft, avec davantage de capacités d’analyse et de modélisation de données volumineuses issues de sources variées.

Qu’est-ce qu’un segment dans un tableau croisé dynamique ?

Avec le tableau croisé dynamique (TCD), Excel enrichit vos fichiers pour analyser vos données. Le segment est un outil pour créer des filtres dans vos TCD. C’est une boîte dans laquelle vous cliquez sur des boutons pour sélectionner une valeur de champ, une catégorie, etc. L’avantage de ce filtre réside dans le fait que les éléments affichés sont visibles en permanence.

Peut-on construire un tableau collaboratif sur Excel dans une entreprise ?

Depuis quelques années, les versions d’Excel proposent des fonctionnalités collaboratives avec un système de co-édition. C’est la possibilité pour plusieurs personnes de travailler simultanément sur le même fichier Excel. Toutefois, ce mode de fonctionnement est à manipuler avec précaution. Par ailleurs, Microsoft permet aussi de partager des fichiers et données dans le système appelé SharePoint, soir une plateforme collaborative en ligne. Vous pouvez y stocker vos fichiers Excel, PowerPoint ou Word notamment.

‍